档案管理是每个企业都要面对的问题。怎么管好档案，方法有很多。最常见的两个选择是：找专业公司帮忙，或者自己组建团队。这就像家里搞卫生，可以请保洁阿姨，也可以自己动手。到底哪个更好？其实没有标准答案，关键看哪种更适合你的企业。
一、 选择档案外包咨询
外包，就是请外面的专家来帮忙。
优点：
- 省钱省事。 你不需要专门租地方放档案，也不用买昂贵的设备。人员管理也由外包公司负责，你省心不少。
- 专业高效。 专业公司经验丰富，做事流程规范，效率通常比自己摸索要高。
- 灵活方便。 档案数量有波动时，外包公司可以随时调整人手，你不用担心人员闲置或不够用。
缺点：
- 沟通成本。 事情交给别人做，需要时间沟通和磨合，有时可能会觉得不如自己人方便。
- 信息安全风险。 毕竟资料要交给第三方，对信息安全的把控需要格外小心，要找信得过的公司。
二、 选择自建团队
自建团队，就是招聘员工，自己买设备，自己管理。
优点：
- 掌控力强。 所有环节都在自己眼皮底下，想怎么调整就怎么调整，非常灵活。
- 信息安全度高。 员工是自己人，资料不外流，对于机密文件多的企业来说，这一点很有吸引力。
- 沟通直接。 团队就在公司，有问题喊一声就行，沟通效率很高。
缺点：
- 成本高。 人员工资、社保、办公场地、设备采购、维护费用……这是一笔不小的持续开支。
- 管理负担重。 你需要操心招聘、培训、考核、离职等一堆人事问题。
- 专业性可能不足。 除非你招到的是行业专家，否则团队的专业水平可能需要较长时间来培养。
三、 如何选择？
了解了各自的优缺点，我们再来看看怎么选。
你可以从以下三个方面来考虑：
1. 看你的核心需求是什么？
如果你的档案数量很大，但对专业性要求不是特别高，比如一些常规合同、人事档案，外包是个好选择。
如果你的档案涉及大量商业机密或核心技术，自己人盯着会更安心。
2. 算一笔经济账。
短期来看，自建团队的启动成本很高。长期来看，如果档案量一直很大，自建团队的总成本可能会低于长期外包。
如果业务量不稳定，时多时少，外包的按需付费模式显然更划算。
3. 评估公司的管理能力。
自建团队需要专门的管理人员。如果你的公司人手紧张，管理者精力有限，外包能帮你释放很多精力。
总结
没有完美的方案，只有最适合的方案。
如果你追求省心、省钱、灵活，档案外包咨询值得考虑。
如果你追求绝对掌控、信息安全，并且不计较成本，自建团队可能更合适。
很多企业也采用混合模式：核心机密档案自己管理，常规档案外包处理。这也是一种聪明的做法。
做决定前，不妨和几家外包公司聊聊，也问问同行的经验。多了解，才能少走弯路。
